重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法

目??錄

第一章?總??則

第二章?工作職責

第三章?管理要求

第四章?檔案利用與開發(fā)

第五章?附??則

第一章??總??則

第一條??為了加強重大活動和突發(fā)事件檔案科學管理，確保檔案完整、安全與有效利用，更好地服務和推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國突發(fā)事件應對法》等相關(guān)法律、法規(guī)，制定本辦法。

第二條??本辦法所稱重大活動是指在中華人民共和國境內(nèi)外組織舉辦的，對黨和國家、行業(yè)、地方具有重大意義或者重要國際影響的會議、會展、賽事、紀念、慶典等大型活動；突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或可能造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件。

第三條??本辦法所稱重大活動和突發(fā)事件檔案，是指在舉辦重大活動和應對突發(fā)事件過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第四條??重大活動和突發(fā)事件檔案工作應當遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、分類實施、統(tǒng)籌協(xié)作的工作原則，維護檔案完整與安全，推動檔案利用與開發(fā)，為經(jīng)濟社會發(fā)展和突發(fā)事件應對活動提供文獻參考和決策支持。

第五條??各地區(qū)各部門應當加強對重大活動和突發(fā)事件檔案工作組織領(lǐng)導，建立健全工作制度，保證檔案管理做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發(fā)實用有效。

第六條??重大活動和突發(fā)事件檔案的收集、整理、數(shù)字化和移交等工作所需經(jīng)費應當納入活動經(jīng)費預算或保障措施。檔案主管部門、檔案館開展重大活動和突發(fā)事件檔案工作所需經(jīng)費列入本級預算。

第七條??重大活動和突發(fā)事件檔案工作應當積極運用新技術(shù)、新手段，不斷提升信息化管理水平。

涉及國家秘密的檔案管理應當同時符合保密管理相關(guān)規(guī)定。

第二章??工作職責

第八條??檔案主管部門負責本行政區(qū)域內(nèi)重大活動和突發(fā)事件檔案工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設，負責建立本行政區(qū)域內(nèi)重大活動和突發(fā)事件檔案工作清單，對檔案工作進行監(jiān)督和指導。

中央國家機關(guān)根據(jù)檔案管理需要，在職責范圍內(nèi)指導本系統(tǒng)的重大活動和突發(fā)事件檔案業(yè)務工作。

第九條??重大活動和突發(fā)事件的辦理或應對部門，或者專門設立的臨時機構(gòu)（以下統(tǒng)稱責任部門）負責相應檔案的收集、整理和保管，并按規(guī)定向檔案館移交。

縣級以上黨委、政府作為主辦單位的，執(zhí)行單位作為責任部門履行前款規(guī)定的職責。

第十條??檔案館負責分管范圍內(nèi)重大活動和突發(fā)事件檔案接收征集、集中保管、編研開發(fā)并提供利用。

檔案館可以根據(jù)需要，提前介入重大活動和突發(fā)事件檔案工作，并采取拍照、錄音、錄像等方式直接形成重大活動和突發(fā)事件檔案。

第十一條??檔案主管部門、責任部門和檔案館應當建立檔案主管部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、各部門分工負責的工作機制，完善工作情況通報制度，協(xié)同推進重大活動和突發(fā)事件檔案工作。

第十二條??檔案主管部門按照法定職權(quán)和程序?qū)χ卮蠡顒雍屯话l(fā)事件檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，責任部門和檔案館應當配合。

第十三條??對在重大活動和突發(fā)事件檔案工作中做出突出貢獻的單位或者個人，按照國家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎勵。單位或個人存在違法違紀行為的，應當由檔案主管部門、有關(guān)單位依法依規(guī)予以處理。

第三章??管理要求

第十四條??重大活動和突發(fā)事件檔案工作實行清單管理制度。檔案主管部門應當及時發(fā)布本行政區(qū)域重大活動和突發(fā)事件檔案工作清單，明確年度工作任務（或事項）、責任部門、檔案處置要求等。工作任務（或事項）應當包括但不限于以下內(nèi)容：

（一）黨的代表大會、人民代表大會、政治協(xié)商會議，國際、國家或區(qū)域級論壇峰會、合作交流會、博覽會、招商引資會、推介洽談會等會議、會展活動；

（二）國際、全國或地區(qū)性綜合性運動會及其他重大杯賽、聯(lián)賽、錦標賽、冠軍賽等賽事活動；

（三）以重大事件、重大紀念日、重要人物為主題的紀念、慶典活動；

（四）自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件應對活動。

第十五條??責任部門應當制定重大活動和突發(fā)事件檔案工作方案，明確檔案工作負責部門和人員，按照工作程序和要求形成歸檔文件材料。采用業(yè)務系統(tǒng)辦理業(yè)務的，業(yè)務系統(tǒng)應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。

第十六條??責任部門應當將重大活動和突發(fā)事件中形成的下列文件材料納入收集范圍，做到應收盡收、應歸盡歸：

（一）領(lǐng)導指示、批示，機構(gòu)成立及分工文件材料，工作制度、預案、方案、報告、報表、簡報、總結(jié)，會議材料，獎懲材料，大事記、宣傳報道，各單位按照分工或職責形成的其他文件材料；

（二）照片、錄音、錄像；

（三）業(yè)務數(shù)據(jù)、公務電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體信息；

（四）印章、題詞、活動標志、證件、證書、紀念冊、紀念章、獎杯、獎牌、獎章、獎狀、牌匾、錦旗等實物檔案；

（五）其他具有保存利用價值的文件材料。

第十七條??責任部門應當將重大活動和突發(fā)事件文件材料納入本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表統(tǒng)一管理。責任部門為臨時機構(gòu)的，應當制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案主管部門審查同意后施行。

中央國家機關(guān)、中央企業(yè)可以針對本系統(tǒng)重大活動和突發(fā)事件，制定本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)國家檔案主管部門審查同意后施行。

第十八條??重大活動和突發(fā)事件檔案按照下列要求確定全宗設置：

（一）責任部門為一個單位的，形成的檔案納入本單位檔案全宗進行管理；

（二）責任部門分為主辦單位、協(xié)辦單位的，形成的檔案納入主辦單位檔案全宗進行管理。存在多個主辦單位或者分主辦、承辦單位的，形成的檔案納入承擔活動主要工作的單位全宗進行管理或者協(xié)商確定；

（三）責任部門為多個單位不分主次、聯(lián)合開展工作的，形成的檔案分別納入各單位全宗進行管理；

（四）責任部門為臨時機構(gòu)的，形成的檔案納入新設全宗或臨時機構(gòu)的主管單位全宗進行管理。

檔案全宗設置產(chǎn)生爭議的，由相關(guān)單位提交檔案主管部門予以處理。

第十九條??重大活動和突發(fā)事件檔案一般與責任部門履行其他職能形成的檔案進行統(tǒng)一管理，檔案門類劃分、分類方法與全宗內(nèi)檔案保持一致。確有必要的，可以設立專題進行管理。

第二十條??責任部門應當按照相應門類檔案整理規(guī)則對重大活動和突發(fā)事件文件材料進行組件（卷）、分類、排列、編號和編目等整理工作，并按要求及時歸檔。

重大活動和突發(fā)事件檔案不論是否設立專題進行管理，都應當建立專題目錄。

第二十一條??責任部門應當在重大活動和突發(fā)事件應對工作結(jié)束6個月內(nèi)，向同級檔案主管部門報告檔案工作方案落實情況。

例行性、周期性會議通過年度報告說明有關(guān)情況的，可以不再專門做出書面說明。

第二十二條??責任部門應當按照國家有關(guān)規(guī)定向檔案館移交重大活動和突發(fā)事件檔案，經(jīng)檔案館同意，可以提前將檔案交檔案館保管。責任部門為臨時機構(gòu)的，應當在臨時機構(gòu)停止工作前向有關(guān)主管單位或檔案館移交檔案。

責任部門應當對移交進館檔案進行開放審核，并在移交時附具意見。

第二十三條??檔案館應當按照國家有關(guān)規(guī)定接收重大活動和突發(fā)事件檔案，并建立征集制度，通過接受捐獻、購買、代存等方式收集檔案，充實重大活動和突發(fā)事件檔案資源。

第二十四條??責任部門和檔案館應當按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

第四章??檔案利用與開發(fā)

第二十五條??檔案館和責任部門應當通過編制檢索工具、建立檢索系統(tǒng)、建設信息共享平臺等方式，為重大活動和突發(fā)事件檔案利用創(chuàng)造條件。

檔案館應當通過其網(wǎng)站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄，為檔案利用提供便利。

第二十六條??檔案館應當積極推進利用工作，按照國家規(guī)定向單位或個人提供檔案利用。責任部門利用已移交檔案的，檔案館應當予以優(yōu)先保證。

責任部門保管的檔案對外提供利用的，需經(jīng)本單位負責人批準。

第二十七條??檔案館開展分管范圍內(nèi)重大活動和突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設，責任部門應當配合。責任部門檔案以專題方式進行管理且具備建設條件的，應當開展本系統(tǒng)或本單位檔案專題數(shù)據(jù)庫建設。

檔案主管部門應當科學規(guī)劃專題數(shù)據(jù)庫建設工作，推動檔案館和責任部門檔案專題數(shù)據(jù)庫共建共享共用。

第二十八條??檔案館和責任部門應當加大對重大活動和突發(fā)事件檔案資源開發(fā)力度，通過檔案編研、陳列展覽等形式，充分發(fā)揮檔案價值，并為重大活動和突發(fā)事件應對提供決策參考。

第五章??附??則

第二十九條??本辦法由國家檔案局負責解釋。

第三十條??本辦法自2021年6月1日起施行。